ASSISTENTE ADMINISTRATIVO

Executar serviços de recepção; atendendo e realizando telefonemas e recebendo, separando e encaminhando correspondências; prestando serviços gerais e administrativos no setor, zelando pela organização e limpeza; realizando ligações e atendendo às diversas linhas telefônicas do PABX; arquivando e organizando documentos da área, bem como realizando demais atividades correlatas.

· Acompanhar e efetuar o envio de correspondências e demais encomendas para clientes e fornecedores, através de empresas de logística ou correio, elaborando etiquetas de identificação, controlando os rastreios, bem como contatar e solicitar serviços de motoboy;

· Controlar recebimento de correspondências e passar ao setor responsável;

· Inserir solicitações de compra pertinentes ao departamento no SAP;

• Atender e realizar telefonemas e receber, separar e encaminhar correspondências;
• Prestar serviços gerais e administrativos no setor, zelando pela organização e limpeza;
• Recepcionar, liberar e orientar a entrada de clientes, visitantes, fornecedores e prestadores de serviços; Realizar ligações e atender às diversas linhas telefônicas do PABX (Central Automática de Comunicação Interna e Externa);
• Solicitar cartões de visita dos colaboradores;
• Entregar e controlar cartões de acesso ao prédio quando se tratar de prestadores de serviço;
• Enviar e receber as correspondências e malotes da empresa, bem como as distribuir e/ou solicitando a distribuição das mesmas aos colaboradores, áreas ou endereços;
• Arquivar e organizar documentos da área;
• Atualizar lista de ramais internos e informar as alterações a todos os colaboradores da empresa;
• Solicitar café da manhã/tarde, almoço e jantar para área produtiva em hora extra;
• Solicitar serviços de cartório para as áreas e controlar os pedidos dos mesmos;
• Efetuar gestão da padaria, controlar quantidade de pães de acordo com a quantidade de funcionários;

· Correios : solicitações, agendamento ao motoboy, confecção de etiqueta, despacho e conferência. Gestão do Fluxo de pagamento, inserir informações no SAP, separar por CC .

Departamentos solicitantes:

- Comex: Documentos Bancários

- P&D: Amostras Diversos – Time Comercial (Biodiesel e Feed)

- QA: Amostras para laboratórios, Documentos e apostilamento.

- Regulatório – Amostras, apostilamentos

- Financeiro: Envio Documentos

· Motoboy – gestão das solicitações das áreas.

* Serviço utilizado em CORREIOS, CARTORIO, ENTREGA DE AMOSTRAS EM LABORATORIO, BANCOS EM GERAL

- Acompanhamento do roteiro.

- Acompanhamento de Entrega/envio.

- Recebimento

- Gestão do fluxo de pagamento, inserir informações no SAP e separar por CC.

· Cartório

* Áreas solicitantes; P&D, QA, financeiro, regulatório;

- Gestão de liberação junto ao cartório.

- Agendamento com o motoboy

- Liberação com o cartório e preenchimento de fichas.

- Acompanhamento de entrega e recebimento.

- Gestão do fluxo de pagamento, inserir informações no SAP e separar por CC.

· Gestão de Padarias – café da manhã colaboradores.

- Controle e gestão de pães de acordo com a quantidade de funcionários;

- Gestão do fluxo de pagamento, inserir informações no SAP e separar por CC.

· Controle para recebimento, alinhar a comunicação interna da operação mediante atendimento, registros, recebimento, distribuição, envio de correspondências das áreas – DHL /UPS/ CORREIOS/ amostra Geral (comercial e clientes) e recebimento de amostras entre Unidades (Transferências) .

- auxilio a Carga e descarga – no geral, fornecedores não sabem onde carrega e descarrega, recepção costuma auxiliar.

- Este processo chega à recepção sem informação de Destinatário, informação inexistente de quem deverá receber, sendo assim, recepção faz a gestão e entrega desta encomenda/carta, demanda tempo.

· Controlar acesso a Unidade, entrada de prestadores, funcionários;

- Prestadores de serviço não indicam com quem deverá fará o atendimento CFS, sendo assim , a recepção precisa buscar quem será a responsável do processo.

· Recepção Geral, atendimento ao balcão e telefonia;

· Solicitações de cartões corporativo dos colaboradores;

· Atividades administrativas diversas – liberação de acessos, atendimento a demandas de escritório e cliente interno.