SECRETÁRIA EXECUTIVA

Somos a COPLAN e viemos para inovar o mercado contábil e buscamos parcerias criando laços para oferecer o que há de melhor em atendimento e serviços. Esse é o propósito que nos inspira e impulsiona todos os dias.

Somos um time de alta performance e nos desafiamos a fazer diferente para alcançar o que parece impossível.

Por isso, buscamos gente motivada, com entusiasmo, boa comunicação, foco no cliente e com facilidade de aprendizado para fazer parte do nosso time.

Responsabilidades:

- Administrar de forma eficiente a agenda pessoal e profissional dos diretores, organizando compromissos, reuniões e eventos, garantindo que todas as atividades sejam priorizadas e otimizadas para o melhor uso do tempo.

- Organizar e coordenar viagens de negócios dos diretores, incluindo a reserva de passagens aéreas, hospedagem e transporte, além de preparar itinerários detalhados e garantir que todos os aspectos da viagem sejam gerenciados com eficiência

- Criar uma agenda detalhada dos eventos solicitados pela direção, incluindo horários, palestrantes e atividades. Enviar convites e gerenciar as confirmações de presença, garantindo que todos os participantes recebam informações claras e oportunas.

- Realizar abertura de chamados técnicos, utilizando os serviços de telefonia para resolver problemas relacionados à telefonia, internet ou ramais.

- Recepcionar colaboradores e visitantes, identificando o propósito da visita, verificando a disponibilidade dos colaboradores visitados e encaminhando os visitantes apropriadamente.

- Atender e gerenciar ligações telefônicas, para transferir chamadas aos ramais correspondentes e registrar mensagens e recados conforme as solicitações internas, assegurando uma comunicação eficaz e organizada.

- Receber e registrar correspondências, utilizando o sistema e-protocolo e o caderno de registro para documentar a chegada de correspondências, separá-las por destinatário e distribuí-las, para manter a organização e a pronta distribuição.

- Dar apoio às outras áreas em serviços administrativos, realizando tarefas como arquivamento de documentos, elaboração de planilhas e agendamento de compromissos.

- Receber materiais de limpeza, copa e escritório, conferindo Notas Fiscais e registrando entradas e saídas na planilha de controle de estoque, para manter registros precisos e atualizados, com atividades executadas conforme a chegada dos materiais.

- Acompanhar funcionalmente a realização das atividades de limpeza, garantindo que a limpeza do escritório e a reposição dos banheiros sejam executadas pela ASG, controlando o estoque de material. 

- Agendar salas de reuniões virtuais ou presenciais, através de solicitações feitas por Teams no sistema interno Coplanner, organizando os espaços conforme os requerimentos das reuniões, com agendamentos feitos diariamente conforme demanda.

- Controlar as reservas do carro da empresa, gerenciando combustível, documentação, chaves, e agendamento de limpeza através do sistema Coplanner, para assegurar a disponibilidade e manutenção adequada do veículo, com controles realizados semanalmente.

- Receber solicitações de compra de passagens aéreas, cotar com diversas companhias, obter autorizações necessárias, realizar pagamento e enviar informações do voo para os viajantes, assegurando a organização de viagens conforme as necessidades de viagem corporativa.

- Receber solicitações de reservas em hotéis e/ou Airbnb, verificar disponibilidade, alinhar com os planos de viagem, confirmar e efetuar pagamentos, para organizar acomodações adequadas para viagens de negócios, com reservas feitas conforme a programação de viagens.

- Auxiliar no controle das atividades de limpeza e prestar suporte ao ASG, fornecendo informações e orientações necessárias para facilitar suas atividades. 

Necessário:

• CURSANDO Ensino Superior em Secretariado Executivo, Administração ou Letras. 
• Experiência anterior como Secretária Executiva, com atendimento ao público e rotinas administrativas.

Soft Skills:

•     Capacidade analítica e interpretação de dados
•     Habilidades de comunicação e escrita
•     Gestão de Tempo 
•     Flexibilidade e adaptabilidade
•     Discrição e confiabilidade
•     Excel Intermediário 

Carga Horária:

• REGIME PRESENCIAL -44 horas semanais: De Segunda a Quinta de 08H as 18H e Sexta 08H às 17H

Benefícios:

• Salário R$ 2.253,65
• Vale Transporte ou Auxílio Combustível (Descontando apenas R$ 1,00);
• Vale Refeição ou Vale Alimentação de R$ 26,00 por Dia;
• Assistência Médica após período de experiência;
• Assistência Odontológica após período de experiência;
• Seguro de Vida;
• Convênio com SESC;
• Convênio com instituições de Ensino;
• Cartão Farmácia;
• 14º Salário.

Aqui o aprendizado é tão certo quanto o seu crescimento.

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